【Excel】印刷体裁を整える。無理やり１ページに納めたいんだー！
初めての方は、はじめまして。再びご覧いただいた方はこんにちは。たろいもです。
ペーパーレスと言われて久しい昨今、皆さまいかがお過ごしでしょうか。たろいもは何だかんだと言いながら、案外印刷してしまいがちです。だって紙に書いておく方が記憶に残りやすかったりするんですよ・・・・・・。たぶん、古い人間なのです。
ということで、電子化電子化と言っていても、案外印刷したくなるExcelさん。そんなExcelシートの印刷体裁を整える様々をご紹介いたしましょう。
本日はこのような品をご用意しております。
とりあえず印刷プレビューしてみる
あるところに、こんな表がありました。
これ印刷したらどうなるの？
そういう時は、上にあるリボンメニューの「ファイル」から、「印刷」をクリックしてください。
※図はExcel2010でのモノですが、2010以降であれば概ね同じ場所にあります。
「印刷」と言いながらも、クリックした直後は印刷の設定を変更する画面と、印刷のプレビューが出てきます。
実際に印刷する場合には、ここから更にプリンターみたいな絵の付いたアレを押す必要があります。
さて、よく見ていただくとわかるのですが、お見せしたリストは、このまま印刷すると４ページになります。
ちなみに、印刷して出てくる４ページはこんな状態です。
どう考えても、もうちょっとどうにかしろよ、といった体裁ですね。
用紙１枚分に収めてみる
何とか１枚に印刷できないか。なんとできます。
これで強制的に１枚に収まる設定になりました。↓のような感じです。
これで印刷してやれば、１枚に収まる大きさに縮小されて印刷されます。ですが、今回の例だと紙の横にだいぶ空白ができてしまいました。
横幅一杯で印刷できる枚数に調整してみる
あんまり無理やり縮小したら文字が小さくて見づらいよ！ それより横に空白がたくさんあるんだから、多少枚数増えてもいいから横に広げたい！
できます、そう、Excelならね！
再び拡大縮小の設定で「すべての列を１ページに印刷」を選んでやります。
目論み通り、表は横幅にぴったり合いました。ページは２枚になりましたが。
出てくる２枚はこんな感じ。
なんだか結構いい感じになってきました。
印刷タイトルを指定してみる
横幅に合わせて印刷するように設定したことで２枚になりました。この２枚目、ちょっと分かりづらい部分があります。
項目のタイトルが無いので、この書類を見る人は、１枚目見たり２枚目見たり、また１枚目見たりと、２枚を行ったり来たりしないといけません。
ということで、２枚目にも表のタイトルが出てくるようにしてみましょう。
一旦、印刷プレビュー状態から、元のExcel表状態に戻してください。
こんな感じで、選択した行が「タイトル行」設定に記入されます。
これで「ページ設定」画面を「OK」で閉じ、再度印刷プレビューを見てみましょう。
やりました、できました！
ページ番号を表示してみる
いざ印刷した後、「しまった書類の順番が狂った！」なんてことがあると、元に戻すのが一苦労。
Excelさんには、印刷時のみ出力するページ番号を設定する機能があります。
まずは、さきほど「タイトル行」の設定を行った「ページ設定」画面へと行きたいのですが・・・・・・、
ちなみに、ヘッダーというのは印刷する用紙の上部にあるスペースで、フッターというのは下部にあるスペースです。
今回は、ヘッダーの右側（用紙の右上）にページ番号を記載します。ただ番号だけを記載するよりは、総ページ数もあった方が良いでしょう。ということで、「1 / 2」みたいな表現で出るようにします。
ここまで設定したら、再び印刷プレビューを見てみましょう。
しっかりと「ページ番号/総ページ数」の表現で記載されています。
シート名を表示してみる
せっかくページ番号を印刷するようにしましたが、少々左上が寂しい気がします。せっかくなので、シート名を左上に表示しましょう。
改めて印刷プレビューを確認！
はい、バッチリシート名が表示されました！
おしまい
少ないようで案外印刷する機会の多いExcelさん。案外印刷に関するいろいろな設定ができたりします。ただ、元々Excelは表計算ソフトであり印刷が主ではないためなのか、画面での見た目と、印刷プレビューではちゃんとセルに収まっていたはずの文字が、いざ印刷してみるとはみ出す、なんてことは割と良くあります。
Excelで印刷後は、文字が切れてるとか、はみ出してるとか、そういう場所が無いことを確認するのが重要です。
参考
本サンプルとして使用した一覧は、以下CGIKON様の「サンプルデータ作成」にて作成させていただきました。
